ERP systém na míru

Hezký web pro zákazníky vás nezachrání, když drhnou vnitřní procesy ve firmě. A každé zdržení při vyřizování objednávky nebo dohledávání informací stojí peníze. S klientem Počítárna jsme efektivitu jejich provozu vyřešili nasazením ERP systému na míru.

Počítárna je internetový obchod zaměřený na prodej předváděcí a repasované IT techniky. Funguje v Česku i na Slovensku a provozuje kamennou prodejnu v Brně.  Obchod rostl postupně od roku 2015 a téměř 8 let majitelům stačilo řídit firmu pomocí excelových tabulek a s využitím základního krabicového ERP. Na správu 25 000 repasovaných produktů, které mají svá specifika, ale už potřebujete unikátní řešení na míru.

Přes Počítárnu projde víc než 30 000 objednávek ročně a majitelé si zakládají na špičkové customer care. Zároveň investují do automatizace a pečlivě si hlídají efektivitu jednotlivých částí provozu. Vlastní ERP systém byl logický krok na cestě k udržení růstu.

Věděli jsme, že pokud chceme dál zefektivnit náš provoz, potřebujeme systém, který bude plně reflektovat fungování naší firmy. Rozhodně už jsme nechtěli dohledávat informace v e-mailech nebo mezi uloženými tabulkami excelu.

Naším cílem nebylo “jen” převést původní procesy do nové aplikace, ale kompletně je přehodnotit, optimalizovat a využít možnosti moderních technologií.

• Vytvořit interní informační systém na míru.
• Automatizovat průchod zboží firmou, od příjmu po odeslání k zákazníkovi.
• Omezit administrativní ruční práci a digitalizovat procesy.
• Odhalit a opravit slabá místa, která zvyšují náklady.

Na vývoji ERP systému pro Počítárnu jsme začali pracovat začátkem roku 2024 a práce do prvotního nasazení trvaly přibližně rok. Potřebovali jsme propojit několik oblastí do jednoho přehledného systému – od příjmu zařízení, diagnostiky, testování, přes evidenci, skladování až po samotný prodej zákazníkovi. Do hry vstupuje také servis a případné reklamace.

Byla to pro nás nová výzva, protože jsme chtěli systém vyladit pro všechna specifika prodeje repasované elektrotechniky. Nejde o klasický ERP systém. Velká část činností se týká naskladnění zboží, jeho pečlivé kontroly a popisu technických parametrů. Teprve poté může jít produkt do nabídky e-shopu a každý den čekání hraje roli.

Se systémem pracují skladníci, servisní technici, pracovníci v testovacím, expedičním a reklamačním oddělení. Pro ně i pro management firmy jsme chtěli vytvořit platformu, která zjednoduší práci, eliminuje chyby a dodá všem potřebný přehled.

Na začátku specifikace projektu jsme se s klientem setkávali na týdenní bázi a následně jsme pracovali ve 14denních sprintech. Systém je navržený jako moderní headless cloudová aplikace s důrazem na bezpečnost dat. UX/UI rozhraní systému jsme vytvořili tak, aby používání bylo intuitivní a uživatelsky přívětivé.

Úkoly, které jsme řešili:

• zvýšit kapacitu testování zařízení bez navyšování počtu zaměstnanců,
• získávat výrazně více technických a historických dat o každém zařízení,
• snížit chybovost a ruční práci při evidenci produktů,
• zrychlit uvedení zařízení do prodeje,
• efektivněji využít stávající skladové prostory,
• sjednotit servisní a reklamační procesy,
• zefektivnit cenotvorbu a práci s měnovými kurzy
• měřit výkonnost zaměstnanců a týmů díky pokročilým statistikám,
• vytvořit moderní platformu připravenou na další růst firmy.

Interní ERP Počítárny je propojené s dalšími externími systémy. Jde o zákaznický e-shop na Shoptetu a čtečku kódů ve skladových zařízeních Zebra. A právě naskladňování a procesů ve skladu se týkala velká část naší práce při vývoji ERP.

Počítárna potřebovala výrazně zvýšit množství zboží skladovaného v současných prostorách, a proto je nezbytné využívat skladové pozice efektivněji. Na modul pro sklad přirozeně navazují moduly pro testování, servis a reklamace.

Přehled technických řešení

• QR kódy propojené s funkcemi ERP.
• Automatické načítání hardwarových informací o zařízení.
• Android a iOS čtečky pro testování mobilních zařízení.
• Focení produktů přes vytvořenou aplikaci v mobilu.
• Automatická synchronizace fotek k produktu do ERP systému.
• Mobilní aplikace pro skladová zařízení Zebra.

ERP systém jsme do fungování Počítárny začleňovali postupně, ale už po několika týdnech byly vidět výsledky. Velkou část činností jsme dokázali automatizovat a zaměstnanci různých oddělení začali pracovat s jedním centrálním systémem.

Vznikla jednotná evidence každého zařízení od jeho přijetí, přes prodej zákazníkovi až po případnou reklamaci. ERP odstranilo provozní limity a umožňuje firmě dále růst, aniž by musela navyšovat počet zaměstnanců nebo rozšiřovat skladovací prostor.

Klient chtěl optimalizovat provoz firmy a byl otevřený novým technologiím. Už po spuštění dílčích modulů jsme viděli zefektivnění hlavních procesů ve firmě. Podařilo se nám vytvořit specializovanou platformu, která propojuje práci několika oddělení do jednoho celku.

Výsledkem je vyšší produktivita, nižší chybovost, efektivnější využití skladových kapacit, rychlejší uvedení produktů do prodeje a dlouhodobě škálovatelný provoz. I nadále pracujeme na optimalizaci našeho ERP systému a jeho dalším rozšíření o nové funkce.

ERP systém znamenal skokový posun v efektivitě příjmu zboží. Místo hromadného naskladňování jednou týdně zvládají zaměstnanci naskladnit produkty několikrát za den. Díky tomu se zboží rychleji dostává do prodeje a firmě neleží peníze v zásobách. V průměru jsou produkty dostupné v e-shopu o 3 dny dříve než dřív.

Nový systém umožňuje rychlejší otestování zboží, a tím se zvýšila kapacita testerů. V kategorii notebooků a počítačů došlo k meziročnímu růstu testovaných produktů o 17 procent.

Každý tester nyní zpracuje výrazně více zařízení za stejný čas. Využívání produktových šablon a automatického načítání dat zkrátilo také čas potřebný na zaškolení zaměstnanců. Meziroční růst v produktivitě testování je 15 procent a tím také klesly náklady na test jednoho zařízení.

Díky jednotné evidenci a automatizaci se podařilo snížit lidské chyby při testování a v popisech produktů o jednu třetinu. 

Přesné popisky a správně popsané vlastnosti zboží jsou základem, aby byl zákazník s výběrem produktu spokojený. Naše současné workflow s využitím ERP nám dovoluje, abychom na e-shopu uváděli maximum informací včetně reálných fotografií, které pořizujeme při naskladnění.

Díky tomu jsme také snížili množství vrácených nebo reklamovaných objednávek a zvedli zákaznickou spokojenost.

Také vyřízení reklamace se zákazníkem i dodavatelem je díky ERP jednodušší. Firma jednoznačně dohledá historii každého zařízení, dokáže odhalit neoprávněné reklamace a umožňuje zákazníkovi reklamovat zboží online.